Datenschutzhandbuch – Dein Lichtblick

Version 1.2
Stand: 28.10.2026
Praxisinhaber: Sebastian Licht
Aktuelle Rechtsform: Einzelpraxis
Tätigkeit: Heilpraktiker für Psychotherapie, psychologische Beratung, Coaching und präventive Gesundheitsprogramme
Mitarbeitende: 3
Abrechnung: Selbstzahler und Private Krankenversicherung (PKV)

1. Datenschutzorganisation

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist Catherine Cabral, stellvertretende Leitung der Praxisgemeinschaft. Alle Mitarbeitenden werden auf Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet und jährlich geschult.

2. Praxisprofil

Die Praxis verarbeitet Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Patientenakten werden ausschließlich digital in Soul Solution geführt. Es existieren keine Papierakten.

3. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

1. A) Heilkundliche psychotherapeutische Behandlung nach Heilpraktikergesetz
   Zweck: Anamnese, Behandlung, Dokumentation, Kommunikation.
   Daten: Stammdaten, Kontaktdaten, Gesundheitsdaten, Anamnesen, Behandlungsdokumentationen
   
   B) Terminverwaltung über Doctolib
   Zweck: Terminvergabe und Kommunikation
   
   C) Präventive Gesundheitsprogramme
   Zweck: Durchführung und Dokumentation von Maßnahmen
   
   D) Website und Kontaktformular (Webador)
   
   E) Personalverwaltung
   
   F) Buchhaltung und Rechnungswesen

4. Eingesetzte Systeme

Soul Solution:                     Digitale Patientenakte und Dokumentation, Rechnungen, Steuer, Online-Termine
Doctolib:                               Terminverwaltung.
Webador:                              Website und Kontaktformular.
Microsoft OneDrive:          Interne Dokumente

5. Auftragsverarbeiter

Zu dokumentierende AV-Verträge:
- Soul Solution
- Doctolib
- Webador
- Microsoft (OneDrive)

6. Löschkonzept

Patientenakten:                                                              10 Jahre nach Behandlungsende
Anamnesebögen:                                                           10 Jahre
Behandlungsdokumentationen:                               10 Jahre
Einwilligungen:                                                               10 Jahre
Gesundheitsprogramme:                                            10 Jahre
Teilnehmerlisten:                                                           3 Jahre
Kontaktanfragen ohne Vertragsverhältnis:            12 Monate
Bewerbungen:                                                                 6 Monate
Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen:          10 Jahre

Die Löschprüfung erfolgt mindestens jährlich.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

- Individuelle Benutzerkonten
- Starke Passwörter
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Rollen- und Berechtigungskonzept
- Verschlüsselte Geräte
- Firewall und Virenschutz
- Automatische Bildschirmsperre
- Regelmäßige Datensicherungen

8. Zugriffsberechtigung auf Patientendaten

Der Zugriff auf Patientendaten erfolgt ausschließlich durch Sebastian Licht sowie durch berechtigte Mitarbeitende im erforderlichen Umfang. Die Rechtevergabe erfolgt nach dem Need-to-Know-Prinzip.

9. Schweigepflicht und Vertraulichkeit

Alle Mitarbeitenden werden schriftlich auf die Verschwiegenheit verpflichtet. Gesundheitsdaten, Gesprächsinhalte und Behandlungsunterlagen unterliegen besonderem Schutz.

10. Online-Beratung

Vor Beginn einer Online-Beratung werden Klientinnen und Klienten über die technischen Rahmenbedingungen informiert. Videoberatungen erfolgen ausschließlich über geeignete Plattformen.

11. Betroffenenrechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch werden dokumentiert bearbeitet.

12. Datenschutzverletzungen

Datenschutzvorfälle werden unverzüglich gemeldet, dokumentiert und bewertet. Erforderliche Meldungen erfolgen innerhalb der gesetzlichen Fristen.

13. Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO

Klientinnen und Klienten werden bei Erstkontakt über Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung informiert. Die Information wird dokumentiert und zur Verfügung gestellt.

Freigegeben durch:       Sebastian Licht
Datum:                              28.10.2026